如何利用OA系統，以信息化手段科學(xué)地管控企業(yè)費用

隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展，中小企業(yè)所面臨的競爭比以往更加激烈，產(chǎn)品價(jià)格不斷降低，企業(yè)的利潤也隨之不斷縮水。企業(yè)要想提高利潤，獲得更好的發(fā)展，就必須“開(kāi)源節流”，開(kāi)源是根本，節流是必須。然而在激烈的競爭環(huán)境下，想要開(kāi)源絕非一朝一夕之功，而與此同時(shí)，企業(yè)的費用仍然在大把大把的往外花，我們見(jiàn)過(guò)每天都不賺錢(qián)的企業(yè)，但沒(méi)有見(jiàn)過(guò)每天不花錢(qián)的企業(yè)。

當前的趨勢就是，70%的企業(yè)成本在上升，并且在未來(lái)一到兩年，會(huì )有更多的企業(yè)加入到成本上升的行列。很顯然，企業(yè)已經(jīng)意識到成本管理在企業(yè)運營(yíng)管理中的重要性，并且隨著(zhù)企業(yè)不斷發(fā)展成熟，管理越來(lái)越規范，越來(lái)越完善，已經(jīng)有很多企業(yè)開(kāi)始通過(guò)費用預算的方式在對企業(yè)的費用進(jìn)行管理，期望能夠藉此有效的降低企業(yè)費用。

然而，企業(yè)在對費用預算的管理實(shí)踐中，卻面臨著(zhù)諸多挑戰。

預算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢(qián)究竟花在何處；各地廣告投放和市場(chǎng)推廣活動(dòng)不盡相同，推廣組合形式復雜且變化多樣，變動(dòng)費用難以監管；固定辦公費用中存在大量浪費，如何杜絕浪費成為困擾管理人員的難題。

手工管理的操作方式效率低下，費用報銷(xiāo)的審批周期冗長(cháng)，存在大量重復勞動(dòng)。員工報銷(xiāo)需多個(gè)部門(mén)審批以及主管簽字核準，一旦相關(guān)人員出差在外，流程常常被迫中斷；紙質(zhì)單據審批完成后，財務(wù)還需要將單據逐一輸入財務(wù)系統，整個(gè)報銷(xiāo)過(guò)程充斥大量重復勞動(dòng)；遇突發(fā)狀況需要緊急追加預算，手工操作不能及時(shí)響應。
很多企業(yè)對財務(wù)管控不正規，對要發(fā)生的費用不清楚，業(yè)務(wù)部門(mén)要錢(qián)，老板拍腦門(mén)決定；主管進(jìn)行費用審批時(shí)，由于無(wú)法及時(shí)得到有效的數據支持而無(wú)從判斷費用開(kāi)支的合理性；資金流向不明，管理者很難清楚了解錢(qián)究竟花在何處；當費用發(fā)生了，員工來(lái)要錢(qián)報銷(xiāo)的時(shí)候，財務(wù)人員發(fā)現這些費用與企業(yè)財務(wù)制度并不相符，從財務(wù)崗位職責來(lái)說(shuō)并不應該給員工報銷(xiāo)，但費用已經(jīng)發(fā)生，于是有些時(shí)候面對這些違反制度的費用支出只能睜一只眼閉一只眼，財務(wù)在整個(gè)費用管理的過(guò)程中只是做了出納的工作，但出問(wèn)題后，財務(wù)卻要擔大部分責任。從而財務(wù)部總是處在上下為難的困境中，上級認為財務(wù)部沒(méi)管好，業(yè)務(wù)部門(mén)認為財務(wù)部管不好，公司內部的爭執在所難免。

如何才能夠切實(shí)有效地控制企業(yè)的費用支出？為什么公司每個(gè)月各部門(mén)的費用開(kāi)支依然很多？公司員工的每筆報銷(xiāo)費用是否合理，每分錢(qián)是否都用到了實(shí)處？信息化的手段是一個(gè)必經(jīng)之路。有的企業(yè)已經(jīng)認識到這個(gè)問(wèn)題，并開(kāi)始嘗試著(zhù)通過(guò)信息化的手段，來(lái)對費用預算進(jìn)行管理。

而在軟件的選擇上，當前市面上有兩個(gè)概念的產(chǎn)品，一種是全面預算管理軟件，一種是以PHPOA費用管理系統為代表的專(zhuān)門(mén)針對費用預算管理而研發(fā)的管理系統。

全面預算管理軟件主要服務(wù)于大型集團企業(yè)，中小企業(yè)在全面預算管理信息化方面面臨的種種困境，讓中小企業(yè)不得不將全面預算管理軟件視為“雞肋”。對于規模較小，業(yè)務(wù)類(lèi)型比較單一的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，在管理理念方面與大型集團企業(yè)相比，往往存在較大的差距。所以，中小企業(yè)客戶(hù)希望軟件供應商首先能夠協(xié)助其在管理理念上取得提高，為自己日后發(fā)展壯大打下堅實(shí)的基礎。調查中不少中小企業(yè)強烈渴望能夠得到以企業(yè)戰略為基礎的預算管理實(shí)施咨詢(xún)，全面預算只有站在企業(yè)發(fā)展戰略的角度才能適應企業(yè)不斷發(fā)展的實(shí)際需要；為企業(yè)提供能夠面向市場(chǎng)的預算編制，使其預算方案能夠經(jīng)得起市場(chǎng)的考驗；根據企業(yè)所屬的具體行業(yè)提供真正適合企業(yè)的預算管理方法。

解決之道

為了對費用預算進(jìn)行有效管理、保證費用預算的良好執行，必須有一套行之有效的、適合中小企業(yè)實(shí)際情況的、方便易用的費用預算管理系統作為支撐。

通過(guò)合理的編制預算，并由系統實(shí)現對預算執行的實(shí)時(shí)控制，從而規范企業(yè)的日常開(kāi)支，并將費用的管理方式由事后控制向事前的合理性審核轉移。靈活的工作流配置，可以支持多級審批、交叉審批，預算內審批、超預算審批、無(wú)預算審批等多種審批流程，既能幫助企業(yè)根據戰略部署，嚴格規范各項費用的審核流程，又能滿(mǎn)足企業(yè)復雜的審核要求，同時(shí)也明確了各個(gè)環(huán)節的費用控制責任。

員工可以在線(xiàn)填寫(xiě)費用申請和報銷(xiāo)的單據，并提交審批，系統按照預先設置好的流程和標準實(shí)現在線(xiàn)自動(dòng)流轉；在PHPOA系統中，領(lǐng)導可以在線(xiàn)快速對單據進(jìn)行審批，并最終到達財務(wù)；財務(wù)人員可以直接支付給員工現金，也可以根據單據中提交的銀行信息，迅捷的將款項轉賬至員工的銀行卡中，這樣，即使員工不在公司，也能快速收到款項，從而消除了管理的時(shí)間和空間限制。

同時(shí)，系統可以在業(yè)務(wù)申報、審批以及支付等不同階段及時(shí)提供預算數據、控制標準以和實(shí)際數據的對比差異，并支持在線(xiàn)查詢(xún)相關(guān)表單和數據，實(shí)現費用、資金支出的事前事中控制，從源頭避免費用超支，有效監控費用支出，提高報銷(xiāo)效率。

通過(guò)費用預算管理系統的使用，能夠有效提高費用管理工作的效率。報銷(xiāo)時(shí)，員工不再需要拿著(zhù)單據在各審批人、財務(wù)部門(mén)之間來(lái)回折返，系統會(huì )自動(dòng)將單據流轉至下一個(gè)審批人，并通過(guò)系統信息、短息等多種方式提醒審批人及時(shí)進(jìn)行辦理，直至財務(wù)部門(mén)通知員工領(lǐng)款，或按照預先設定的銀行信息，直接將報銷(xiāo)款轉賬至員工的銀行卡中。這樣，既能減少報銷(xiāo)員工無(wú)謂的時(shí)間消耗，而且即使審批者出差在外，只要可以上網(wǎng)，也能及時(shí)處理待審批單據，而不會(huì )影響報銷(xiāo)流程的運轉，從而讓整個(gè)報銷(xiāo)工作的效率明顯提升。

同時(shí)，系統能夠準確翔實(shí)的記錄費用的整個(gè)管理過(guò)程中的數據，并且通過(guò)一定的權限控制，以達到讓不同的人看不同的數據的目的，各得其所。普通員工可以查看自己填寫(xiě)的單據當前的流程處理情況，并適時(shí)提醒辦理人及時(shí)進(jìn)行處理，也可以查看自己之前所有的費用報銷(xiāo)紀錄詳情；部門(mén)在PHPOA系統中，領(lǐng)導通過(guò)系統能夠查詢(xún)到自己需要辦理的單據，并按照優(yōu)先級別進(jìn)行辦理，同時(shí)可以查看自己權限范圍之內的部門(mén)、項目的所有的費用發(fā)生記錄，及預算執行情況，能夠準確的費用的花費是否達到了預期的效果；公司高層可查看公司費用預算的整體執行情況，也能夠詳細的了解每一筆支出的用途；通過(guò)借款和費用的綜合分析報表以及費用預算執行分析，分析全年的預算執行情況，能夠為部門(mén)在PHPOA系統中，領(lǐng)導、財務(wù)部門(mén)、公司高層制定來(lái)年的費用預算提供參考依據，從而使得預算的編制更加準確，切實(shí)達到控制企業(yè)總體運營(yíng)成本的效果。

PHPOA作為國內協(xié)同協(xié)同管理軟件專(zhuān)業(yè)廠(chǎng)商，其費用管理系統以協(xié)同管理平臺為技術(shù)支持，以信息共享為基礎，以“協(xié)同控制”為核心，從費用的申請開(kāi)始，到每一步費用的審批，有效區分超支費用、預算外費用，并且重點(diǎn)把控并盡量減少超支和杜絕預算外費用的發(fā)生。在費用報銷(xiāo)時(shí)，秉承要報銷(xiāo)必須先有申請，嚴格控制報銷(xiāo)金額超申請的現象，從而從整體上有效把控費用的開(kāi)銷(xiāo)，幫助企業(yè)對費用的管控方式由“粗放式管理”轉變?yōu)椤熬_管理”。

 系統提供靈活的功能，可同時(shí)滿(mǎn)足“先申請后報銷(xiāo)”和“直接報銷(xiāo)”兩種模式，實(shí)現費用申請、報銷(xiāo)的超支、預算外預警控制，解決預算審批難、控制難的問(wèn)題，并且解決了部分特殊費用或公共費用分攤問(wèn)題。在PHPOA系統中，領(lǐng)導通過(guò)管理駕駛艙所呈現的生動(dòng)翔實(shí)的數據，可誰(shuí)是掌握費用現狀。系統的實(shí)現方式基于b/s架構，靈活易用，實(shí)現成本低，且可通過(guò)手機、平板電腦等移動(dòng)終端進(jìn)行審批，讓出差中的在PHPOA系統中，領(lǐng)導輕松辦公。

 通過(guò)使用PHPOA費用管理系統，可實(shí)現真正將企業(yè)全員納入費用管控的過(guò)程中，幫助企業(yè)建立以過(guò)程控制為主的費用控制機制，使企業(yè)能夠集中控制分支機構的費用支出，將每筆費用的管控過(guò)程記錄在案，有據可查，在PHPOA系統中，領(lǐng)導可實(shí)時(shí)查詢(xún)費用執行狀況。

PHPOA軟件(www.PHPOA.cn)！國內首家專(zhuān)業(yè)OA辦公軟件開(kāi)源服務(wù)提供商，采用php+mysql開(kāi)源語(yǔ)言，一直致力于應用管理軟件基層研發(fā)，現己推出企業(yè)、政府、集團、saas等應用平臺！而且，PHPOA企業(yè)運營(yíng)管理平臺還能通過(guò)增減功能模塊，讓購買(mǎi)系統的價(jià)格進(jìn)行調整，來(lái)滿(mǎn)足不同企業(yè)的辦公需求！